关于印发开展历史户籍档案数字化建设试点工作方案的通知

各分局，局属相关单位，边防支队：

　　现将《关于开展历史户籍档案数字化建设试点工作方案》印发给你们，请按照通知要求，认真抓好贯彻落实。

　　厦门市公安局

　　2014年1月8日

　　厦门市公安局关于开展

　　历史户籍档案数字化建设试点工作方案

　　为进一步推进公安档案信息化建设，根据省公安厅《关于开展历史户籍档案数字化建设试点工作的通知》（闽公传发〔2013〕171号）的要求，我局将在4个公安派出所开展历史户籍档案数字化建设试点工作。为有序推进该项工作，特制定如下工作方案。

　　一、指导思想

　　坚持“统一规划、统一标准、信息共享、确保安全”的总体原则，依托省级集中建库的档案管理系统，实现历史户籍电子档案的生成、归档、管理、查阅，做到户籍档案信息全市联网共享、群众就近查询，努力提供实时、快捷的档案信息服务，不断提升公安工作效率，满足群众查阅需求。

　　二、组织领导

　　市局成立由张斌副局长为组长，警务保障部、办公室（档案处）、人口管理处、科技通信处等部门分管领导为成员的历史户籍档案数字化工作领导小组。领导小组下设办公室，挂靠在人口管理处，陈祯副处长任主任，杨峰任副主任，并抽调业务熟悉的民警开展日常工作。试点的分局要成立领导小组，确定一名分管领导；试点的派出所也应明确一名领导和一名民警直接负责。具体任务分工为：

　　（一）警务保障部：负责数字化项目经费组织、管理和核拨等工作。

　　（二）办公室档案处：负责提出户籍电子档案和数字化加工的标准。指导档案管理系统的应用管理工作。

　　（三）人口管理处：负责提出户籍档案数字化加工的项目和内容、制定查询和应用规范，负责对历史户籍档案数字化加工质量的日常检查指导。

　　（四）科技通信处：负责提供网络信息系统的技术支持和维护。

　　三、任务目标

　　从现在起到2014年9月底，完成湖里分局禾山派出所、思明分局嘉莲派出所、集美分局灌口、集美派出所等四个试点派出所的历史户籍档案录入和扫描工作。总结试点经验，为今后完成全市历史户籍档案数字化工作打下良好的基础。

　　四、数字化加工内容和方式

　　历史户籍档案数字化加工内容包括：历年来手写的原始户口底册、迁移证和准迁证及存根、出生证、死亡证明、户口准迁审批材料、其他户口核准材料、户口登记项目变更更正审批材料、人工编写的居民身份证编号顺序码登记表等。

　　数字化加工方式：历史户籍档案数字化工作采取外包方式完成，按省厅部署要求，由市局统一组织实施，选择有资质的档案数字化专业公司作为合作单位。中标合作单位提供计算机、扫描仪、视频监控设备和人员技术服务；试点派出所提供加工场地、办公桌椅、周转运输装具等。

　　五、工作安排

　　历史户籍档案数字化工作从现在开始，计划到2014年9月底前完成。具体进度安排为：

　　（一）准备阶段（现在起至2014年2月底）。主要工作：工作部署，落实数字化加工经费；统一招标，确定中标合作单位；完成数字化加工场地和相关设施、设备的准备、安装；试点派出所对本所历史户籍档案进行清理，包括页码编核、档号校对和破损档案修复，确定数字化加工的项目和内容。

　　（二）实施阶段（2014年3月至2014年8月底）。主要工作：目录数据录入和全文扫描；数字化加工数据及全文导入；数字化加工质量检查。

　　（三）验收阶段（2014年9月底前)。主要工作：数据质量全面核查；数字化项目整体验收。

　　六、工作要求

　　（一）加强组织领导，确保任务落实。户籍档案数字化工作涉及到每个群众的切身利益，是一项重要的“民生”工程，是提升户籍查档服务能力的重要举措。各部门领导要高度重视，明确专人负责，研究制定具体实施方案，落实数字化加工经费、场地、设备及工作班子。户籍档案数字化加工任务重、工作量大，各责任单位要明确职责分工，科学组织、统筹兼顾，确保各项工作有序开展、稳步推进。

　　（二）加强现场管理，确保档案安全。历史户籍档案是公安机关不可再生的宝贵资源，在组织实施档案数字化加工过程中，要牢固树立维护档案安全责任重于泰山的思想，采取有效措施，确保档案实体和信息的绝对安全。一要强化加工场地的安全防范。应选择房屋面积适中、安全措施到位的地点作为加工场所。加工场地要配齐灭火器、空调等基本设施，并实行24小时全方位视频监控，确保档案不脱离视线。二要强化加工现场的安全巡查。数字化工作现场要严格落实各项安全管理制度，安排专门管理人员现场驻守和定时巡查，及时发现和整改安全隐患，确保数字化加工现场管理有序、档案安全保密。三要强化档案进出库交接、运输等档案安全的关键环节。历史户籍档案入出库交接前，应对档案整理状况进行检查，并填写《历史户籍档案出库入库登记表》（附件一）。在履行交接手续时，应由相关人员与数字化公司一起逐卷清点核对和签字。运输档案应使用包装箱和封闭厢车，并安排人员做好随车押运。四要强化档案数据的安全保管。要严格遵守公安部、省厅和市局有关计算机信息安全的相关要求，数字化加工用计算机要单独组网，严禁与任何网络相连。已完成并通过验收的数据，要按照一式三份的要求进行脱机备份。

　　（三）加强质量把关，确保数据真实有效。数据质量是档案数字化加工的生命线。市局和分局人口管理部门要指派人员组成质检组，强化对户籍档案案卷装订、数据录入和文件扫描质量的检查，确保案卷完整有序、目录数据准确、全文信息清晰可读、格式规范标准。质检组要在数字化公司全面自查的基础上，按照不低于30%的比例对每批次档案的案卷整理和数据质量情况进行抽查。对发现的错误，应填写《历史户籍档案数字化检查错误登记表》（附件二）。凡抽查验收不合格的，该批次档案一律退回数字化公司重新检查整改，直至符合验收标准。各单位要按照“边建边用”的原则，及时导入省级档案信息管理系统，有序推进户籍档案就近查询服务。